Privacy Policy プライバシーポリシー

株式会社トリックオア（以下「当社」といいます）は、当社が提供する通報窓口作成・管理支援サービス「REPOLT」（以下「本サービス」といいます）の提供に際して取得する利用者その他関係者の個人情報（以下「個人情報」といいます）について、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）その他関連法令、ガイドライン等を遵守し、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定め、個人情報の適正な取扱いおよび管理体制の構築に努めます。当社は、本ポリシーに基づき、個人情報を取得・利用・保管・提供等する一切の行為を適法かつ適正に行い、利用者の信頼に応えるべく、全社的な情報管理体制を構築し継続的な改善に努めます。

第1条（取得する情報の種類）

当社は、本サービスの提供、管理、改善、セキュリティ確保および関連する業務遂行のため、利用者または利用者の操作により取得される以下の情報（以下「取得情報」といいます）を、適法かつ公正な手段により取得します。

1. 登録情報：利用者がアカウント登録時に入力する情報（氏名、会社名、部署名、メールアドレス、電話番号、住所等）
2. 認証・ログイン情報：ユーザーID、パスワード（ハッシュ化された形式）、およびOAuth連携を通じて取得されるSNSアカウント情報（例：Google、Slack 等）
3. 契約・支払関連情報：請求先情報（会社名、住所、担当者名）、クレジットカード情報（当社が提携する外部決済代行事業者を通じて処理される場合を含む）、銀行口座情報（銀行振込による支払いが選択された場合）
4. サービス利用履歴：本サービスにログインした履歴、アクセスしたページ、IPアドレス、端末情報（OS、ブラウザ種別等）、ユーザーの操作履歴等
5. お問い合わせ履歴：サポートや問い合わせに際して利用者が送信した内容、添付ファイル、送受信されたチャットログ、通話録音等
6. フィードバック・アンケート情報：任意に回答されたアンケートの記述内容、属性情報（性別、年齢等）、満足度評価その他のフィードバック
7. 外部サービス連携情報：OAuth認証やAPI連携により当社が取得する、連携先サービスに登録されたユーザー識別情報、カレンダー情報、ビジネスプロフィール等
8. 技術的識別子等：クッキー（Cookie）情報、Cookie ID、Webビーコン等により取得される閲覧履歴、クリック履歴、広告識別子、端末識別子（IDFA/GAID等）

第2条（利用目的）

当社は、取得した個人情報を、法令に基づき、以下の目的の範囲内において、必要かつ適正な方法で利用します。なお、目的外の利用は行わず、利用目的の変更がある場合には、あらかじめ本人に通知または公表するものとします。

1. 本サービスの提供に伴うアカウントの登録・認証・管理、及びユーザー本人の識別のため
2. 本サービスの利用に係る機能提供、保守、運用、障害対応、品質改善、機能改良等を実施するため
3. 利用料金の請求・決済処理・領収書及び請求書の送付、及び支払状況の確認等を行うため
4. 不正利用、セキュリティインシデント、違法行為等の検知・防止・対応のため
5. お問い合わせ、ご意見、ご要望、苦情等への対応、サポート履歴の記録・改善のため
6. アクセスログや操作履歴等を分析し、ユーザー体験（UX）や画面構成（UI）の改善、新サービス・機能開発に活用するため
7. 当社または第三者の新商品、キャンペーン、セミナー、アンケート、広告等に関する情報を電子メール・通知・広告枠等を通じて案内・配信・効果測定を行うため
8. 会計、税務、法定帳簿作成、契約管理等の内部業務、および法令・ガイドライン等に基づく対応、裁判所、警察、監督官庁等の公的機関への協力のため
9. 通報データを個人が識別できない形式（匿名加工情報または統計情報）に加工し、SNSやプレスリリース、セミナー等の広報活動、分析資料等において公開・共有・利用するため。また、統計情報については、事業改善、サービス向上、調査研究、アルゴリズムの改善等の目的でも活用することがあります。

第3条（第三者提供）

1. 当社は、利用者から取得した個人情報を、本人の同意なく第三者に提供することはありません。ただし、以下のいずれかに該当する場合はこの限りではありません。
   1. 法令に基づく場合（刑事訴訟法、税務調査等を含む）
   2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. 公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
   5. 本人の同意を得た場合
2. 前項にかかわらず、以下に該当する場合は、第三者提供に該当しないものとし、当社は必要な範囲で個人情報を提供することができるものとします。
   1. 業務委託先への委託（例：決済代行業者、メール配信業者等）
   2. 第2条に定める目的の範囲内における共同利用（共同利用の範囲・責任者は別途当社ウェブサイトにて公表）
   3. 個人を識別できない形式に加工した情報（匿名加工情報、統計情報等）の提供
3. 当社は、個人情報を第三者に提供する場合、提供記録を法令に従って作成・保存し、利用者本人の請求に応じて当該記録の一部を開示することがあります。また、第三者がさらに情報を再提供することがないよう、適切な措置を講じます。

第4条（業務委託および共同利用）

1. 当社は、取得した個人情報の取扱いを、利用目的の達成に必要な範囲内において、業務委託先（例：決済代行業者、メール配信事業者、カスタマーサポート事業者等）に委託することがあります。当社は、当該委託先について、個人情報保護体制を確認のうえ、必要かつ適切な契約（秘密保持契約、委託契約等）を締結し、定期的な監査等を通じて必要な監督を行います。なお、当該委託は個人情報保護法第23条第5項に定める「第三者提供」に該当しないものとします。
2. 当社は、特定のサービスにおいて、グループ企業または業務提携先等（以下「共同利用者」といいます）と、以下の要件のもとで個人情報を共同利用する場合があります。
   1. 共同利用される個人情報の項目：氏名、会社名、部署、メールアドレス、サービス利用履歴等、当社が別途指定する情報
   2. 共同利用の目的：第2条に定める利用目的と同一の範囲内
   3. 共同利用者の範囲：グループ企業（当社ウェブサイトにて開示）及び当社と提携する業務委託先、サービス連携先等
   4. 管理責任者：株式会社トリックオア（連絡先は第7条記載のとおり）
   5. 取得方法：本人から直接取得する方法（本サービスへの登録、連携設定等）
3. 当社は、共同利用に関する詳細（利用範囲、管理責任者等）について、利用者の合理的な知見に基づき把握できるよう努めます。なお、提携先情報の変更等が生じた場合に即時の掲示や更新がなされなかったとしても、当社に故意または重大な過失がない限り、当該不作為に関する法的責任を負うものではありません。

第5条（個人情報の管理）

当社は、取得した個人情報について、個人情報保護法および関連ガイドライン等に基づき、以下の各措置を講じ、適切かつ厳重に管理します。

1. 保存期間および削除手続：当社は、取得した個人情報を、利用目的の達成に必要な期間に限り保持します。退会または契約終了後は、会計、監査、法的対応等の必要性を考慮し、原則として3年間を上限に保管した後、技術的に可能な範囲で安全かつ適切な方法により削除または廃棄します。ただし、法令によりより長期の保存が義務付けられている場合、または当社が正当と認める理由がある場合には、この限りではありません。
2. 組織的安全管理措置：個人情報管理責任者を設置し、社内規程に基づく取り扱い手順の整備・運用、アクセス権限の付与・変更・削除記録の管理、社内監査による運用状況の点検を実施します。
3. 人的安全管理措置：従業員に対する個人情報保護に関する教育・研修を定期的に実施するとともに、機密保持契約を締結し、業務外での情報持出・漏えい防止を徹底します。
4. 物理的安全管理措置：サーバーを設置するデータセンターまたはクラウドサービスについては、入退室管理、監視カメラ等の物理的セキュリティ措置が講じられた環境を選定します。
5. 技術的安全管理措置：個人情報へのアクセスは、認証機能・アクセス制御機能を用いて制限されます。通信内容はTLS/SSL等により暗号化し、パスワード等の認証情報はハッシュ化その他の安全な手法で保護します。
6. 委託先の監督：当社が個人情報の取扱いを委託する場合、業務委託契約及び秘密保持契約を締結し、適切な監督を行います。委託先に対しても安全管理措置の実施状況を定期的に確認します。
7. ログ・監査体制：個人情報へのアクセスログ・操作ログを記録・保存し、一定期間ごとに監査を実施するとともに、不正アクセスや情報漏えい等のインシデント発生時には速やかに対応を行う体制を整備します。

第6条（開示・訂正・利用停止・削除等の請求）

1. 当社は、個人情報保護法第28条、第29条、第30条に基づき、本人からの請求に応じて、当社が保有する保有個人データについて、以下の各項目に従い、合理的な期間および範囲内で対応します。
2. 開示請求：当社は、本人からの請求に基づき、当社が保有する本人に関する保有個人データについて、本人確認の上、書面または電磁的方法により開示します。ただし、次のいずれかに該当する場合には、全部または一部を開示しないことがあります。
   1. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   2. 当社の業務遂行に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   3. 法令に違反することとなる場合
   4. 本人確認ができない場合
3. 訂正・追加請求：保有個人データの内容が事実と異なる場合、本人からの請求に基づき、必要な調査を行い、訂正・追加を行います。
4. 利用停止・削除請求：本人の個人情報が、利用目的の範囲を超えて取り扱われた場合、不正な手段で取得された場合、その他法令に違反する取り扱いがあったと本人が認めるときは、当該本人の請求に基づき、保有個人データの利用の停止または削除等の措置を講じます。ただし、当該措置に多額の費用を要する場合その他措置を講じることが困難な場合は、本人の権利利益を保護するために必要な代替措置を講じます。
5. 手続・本人確認：請求は、当社所定の方法（ウェブフォーム、メール）により受付けます。本人確認のため、運転免許証その他の公的証明書の提示または登録済情報との照合を求めることがあります。
6. 措置しない場合の対応：前各項に基づく請求に対して、全部または一部について措置を講じないと決定した場合、当社は、本人に対して遅滞なくその旨および理由を通知します。
7. 対応期間・費用：原則として、当社は請求受付後14営業日以内に対応します。なお、開示請求等の実費が発生する場合には、合理的な範囲で手数料を請求することがあります。

第7条（お問い合わせ窓口）

1. 本ポリシーに関するお問い合わせ、個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等のご請求、苦情・ご相談その他の個人情報の取扱いに関する事項については、下記の窓口までご連絡ください。
   1. 個人情報取扱責任部署：株式会社トリックオア　個人情報保護管理担当
   2. 所在地：〒150-0041　東京都渋谷区神南一丁目11-4　FPGリンクス神南 5階
   3. 電話番号：03-6674-5140（受付時間：平日10:00～17:00、土日祝・年末年始を除く）
   4. メールアドレス：info@trickor.jp
2. ご連絡の際は、本人確認のため、必要に応じて本人確認書類の提示をお願いすることがあります。なお、個人情報に関する開示請求については、当社所定の手続きに従ってご対応させていただきます。

第8条（プライバシーポリシーの変更）

1. 当社は、個人情報保護法その他関連法令の改正、社会情勢の変化、技術的変更、本サービス内容の変更その他の必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。
2. 本ポリシーを変更する場合、変更後の内容およびその効力発生日を、当社ウェブサイト上に掲示する方法その他当社が適当と判断する方法により、あらかじめ周知するものとします。
3. 変更内容が利用者に重大な影響を及ぼすと当社が判断した場合には、合理的な周知期間を設けるとともに、必要に応じて個別に通知または同意取得を行うことがあります。
4. 利用者が本ポリシー変更後に本サービスを引き続き利用した場合、変更後のポリシーに同意したものとみなします。
5. 旧ポリシーの内容については、変更後相当期間、当社ウェブサイト上にて閲覧可能とするか、当社の定める方法により開示請求に応じるものとします。